Tahapan Kegiatan Pengolahan Arsip di BAST

1. Persiapan Kegiatan pengolahan arsip statis: Sebelum mengolah arsip, perlu adanya kegiatan persiapan pengolahan arsip statis seperti pengurusan administrasi yang dibutuhkan dalam pembentukan tim yang akan mengolah arsip pada tahun anggaran berjalan.
   
   
2. Identifikasi arsip: Tim pengolahan arsip melakukan identifikasi arsip yang akan diolah di ruang depot penyimpanan. hal ini guna untuk mengetahui kondisi fisik, jumlah, dan jenis arsip apa saja yang ada pada arsip tersebut yang kemudian informasi tersebut dapat membantu tim dalam menentukan kebutuhan peralatan yang dibutuhkan untuk mengolah arsip tersebut.
   
   
3. Menyusun rencana teknis: tim pengolah arsip akan melakukan rapat rencana teknis untuk dari informasi yang dikumpulkan pada saat identifikasi arsip. bagaimana cara mengolah arsip tersebut akan dibahas pada rapat ini.
   
   
4. Menyusun skema sementara: tim pengolah arsip membuat skema sementara dari arsip yang akan diolah. hal ini berguna untuk menentukan dan mengelompokan arsip pada saat mengolahnya apakah akan menggunakan prinsip penciptanya (provenance) atau prinsip asal-usul (original order) arsip tersebut. tapi perlu diingat, hal ini bersifat sementara sehingga bisa berubah sesuai kondisi informasi dari arsip-arsip tersebut.
   
   
5. Rekonstruksi arsip: arsip yang akan diolah akah dipindahkan dari ruang penyimpanan arsip ke ruang pengolahan arsip yang kemudian disusun boks arsip tersebut berdasarkan urutan boks yang akan diolah.
   
   
6. Melakukan deskripsi arsip: Mendeskripsikan arsip dimulai dengan Menyiapkan arsip dan sarana pendiskripsian arsip, dilanjutkan dengan mendeskripsikan arsip (mencatat infomasi singkat arsip) kemudian Menempatkan arsip pada wadah simpan (sampul, folder, amplop, can, kotak kaset) dan terakhir Memberi identitas nomor sementara arsip pada wadah simpan (Box Arsip)
   
   
7. entri data: Melakukan entry data hasil dari pendeskripsian dan Melakukan kompilasi data
   
   
8. manuver data: Melakukan Pengelompokan/mengatur data berdasarkan Fungsi dan Struktur Organisasi Tata Kerja
   
   
9. manuver fisik: Melakukan penataan fisik arsip sesuai hasil manuver data dan Memberi nomor definitif pada fisik arsip
   
   
10. pelabelan arsip: Melakukan pelabelan arsip dan Menyusun arsip berlabel sesuai nomor
    
    
11. penataan fisik arsip: Menyiapkan arsip dan boks arsip kemudian Menata arsip sesuai nomor definitif dan Memasukkan arsip kedalam boks arsip/tikler
    
    
    
    
12. Pelabelan boks arsip: Membuat label boks/tikler arsip, kemudian Menyusun boks/tikler arsip dalam Rak/Lemari yang diakhiri dengan Melakukan pelabelan boks/tikler arsip.
    
    
13. Menyusun daftar arsip statis: Menyusun draf daftar arsip statis lalu Mengoreksi draf daftar arsip statis dan Memeriksa draf daftar arsip statis kemudian Mengesahkan daftar arsip statis Serta Mencetak dan mendistribusikan daftar arsip statis
    
    
14. penilaian dan uji petik: Melakukan penilaian dan uji petik draft daftar arsip statis dengan Mengajukan draft daftar arsip statis yang sudah diuji petik dan dinilai, kemudian memeriksa draft daftar arsip statis yang sudah diuji petik dan dinilai kemudian Menyempurnakan draft daftar arsip statis.
    
    
15. Verifikasi dan validasi: Melakukan koordinasi pelaksanaan verifikasi dan validasi kemudian Melaksanakan verifikasi terhadap 10% dari jumlah nomor dalam daftar dan mengkoreksi hasil verifikasi, kemudian Mengkoordinasikan pelaksanaan validasi serta Menyempurnakan daftar arsip untuk disahkan.
    
    
16. Menerima dan mengesahkan daftar arsip statis: Setelah daftar arsip selesai maka akan disahkan untuk siap digunakan oleh user